Iniciação do projeto

A fase de “iniciação do projeto” consiste no reconhecimento de que um projeto ou fase deve começar e no compromisso da organização para a sua execução.
É realizada uma análise prévia das características do projecto que consiste na elaboração do documento “termo de abertura”, sujeito a um processo de aprovação, no qual deverão constar algumas informações de suporte à decisão, designadamente: justificação, objetivos, resultados esperados, premissas, restrições, etc.

Elaboração da EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

Registo das atividades do projeto que inclui as seguintes informações:
. Datas início e fim previstas
. Estimativa de esforço necessário (horas, dias)
. Recursos alocados
. Responsável pela atividade
. Sequência de atividades

A definição das atividades do projeto deverá considerar o âmbito do projeto, as informações históricas , as restrições e premissas identificados no documento “Termo de Abertura do Projeto”.

Gestão e atribuição de tarefas

A gestão de tarefas permite:
. Identificar a tarefa e descrevê-la
. Datas início e fim previstas
. Esforço necessário (horas, dias)
. Recursos alocados (Humanos/Não Humanos)
. Atribuir tarefa a um ou mais recursos
. Identificar o responsável
. Registar apontamentos que acompanham a sua execução
. Controlo de qualidade e ações corretivas

Registo das organizações

Registo da organização que executa o projeto:
. Consulta dos projetos da organização
. Organograma (funções e responsabilidades)
. Recursos humanos
. Departamentos

Garantir a qualidade do projeto

O módulo de gestão da qualidade abrange os seguintes processos:
Planeamento da Qualidade – identificar os padrões de qualidade relevantes para o projeto e determinar a forma de satisfazê-los.
Garantia da Qualidade – avaliar periodicamente o desempenho geral do projeto assegurarando a satisfação dos padrões de qualidade.
Controlo da Qualidade – monitorizar os resultados específicos do projeto e identificar as ações corretivas para eliminar as causas de desempenhos insatisfatórios.

Identificação, análise e resposta a riscos do projeto

Identificação dos Riscos – Identificar os critérios a adotar na classificação dos riscos em termos de probabilidade e impacto.
Quantificação dos Riscos – Definir a matriz de probabilidade e impacto, que indica o “fator de exposição” de um risco que será utilizado para a sua priorização.
Respostas aos Risco – definir as melhorias necessárias para o aproveitamento de oportunidades e respostas às ameaças.
Controlo das Respostas aos Riscos – responder às mudanças nos riscos no decorrer do projeto.

Identificar as partes envolvidas no projeto

Identificar as partes envolvidas no projeto, conhecer as suas necessidades e expectativas.
Gerir as expectativas de forma a garantir o sucesso do projeto
Integrar as partes envolvidas no plano de comunicação considerando as necessidades de informação dos vários interessados.

Recursos Humanos

Planeamento Organizacional – identificar, documentar e designar as funções, responsabilidades e relacionamentos de reporte
dentro do projeto.
Criação da Equipa – identificar os recursos humanos necessários a alocar ao projeto.
Desenvolvimento da Equipa – desenvolver competências individuais e do grupo para aumentar o desempenho do projeto através da
identificação das necessidades de formação.

Plano de comunicação do projeto

O plano de comunicação consiste em determinar as informações e comunicações necessárias para os interessados: quem necessita de determinada informação,
quando necessitarão dela e como será fornecida?
Identificar as necessidades de informação dos interessados e determinar uma forma para atender a essas necessidades, é fator importante para o sucesso
do projeto.

Estimativa de Custos do Projeto

Planeamento dos Recursos – determinar quais recursos (pessoas, equipamentos, materiais) e a quantidade que deve ser usada para executar as atividades do projeto.
Estimativa dos Custos – desenvolver uma estimativa dos custos dos recursos necessários e do montante de reserva de contingência para todos os riscos que foram classificados como contingenciáveis no
plano de riscos.
Orçamentação dos Custos – alocar as estimativas de custos globais
aos itens individuais de trabalho.
Controlo dos Custos – controlar as mudanças no orçamento do projeto.

Controlo de Custos

Acompanhar o desempenho do custo para detetar as variações do plano.
Assegurar que todas as mudanças adequadas estão registadas corretamente na baseline de custo.
Impedir que mudanças incorretas, não apropriadas ou não autorizadas sejam incluídas no baseline de custo.
Informar adequadamente as partes envolvidas das mudanças autorizadas.

Análise dos Projetos

Acompanhamento da execução dos projectos (tarefas em atraso, não atribuídas).
Controlo de prazos de projetos e atividades.
Controlo do desempenho das equipas.
Obter informações que apoiem a tomada de decisões e medidas corretivas, com maior segurança e eficácia.